ADISB-H · Centro Turístico Guachipelín
Política de privacidad de Lía y las inscripciones del CTG
1. Responsable y alcance
La Asociación de Desarrollo Integral de Santa Bárbara de Heredia (ADISB-H), administradora del Centro Turístico Guachipelín (CTG), es responsable del tratamiento de datos descrito en esta política. Su domicilio es Santa Bárbara de Heredia.
Esta política comprende la atención por WhatsApp mediante Lía, la gestión de inscripciones a eventos y el seguimiento de solicitudes atendidas por personal del CTG. No comprende otros procesos de la ADISB-H, como becas, afiliaciones, videovigilancia o suscripciones del sitio web.
Contacto de privacidad: adisantabarbara@gmail.com.
2. Datos y finalidades
| Gestión | Información utilizada y propósito |
|---|---|
| Atención por WhatsApp | Número de teléfono, nombre de perfil cuando esté disponible, mensajes, archivos enviados, fechas e identificadores de mensajes. Se utilizan para responder, conservar el contexto y evitar procesar un mensaje repetido. |
| Verificación de pago | Comprobante SINPE en foto o PDF, referencia, importe, fecha y resultado de la revisión bancaria. El encargado contrasta el comprobante con el ingreso bancario. Una imagen no confirma por sí sola el pago. |
| Inscripción | Correo del responsable y resultado de su verificación, apellidos y nombres del deportista, fecha de nacimiento, edad calculada al día del evento, categoría, documento de identidad cuando proceda, nombre del responsable legal y teléfono de contacto. El sexo del deportista es de respuesta voluntaria: Femenino, Masculino o Prefiero no indicar, para el registro administrativo de la inscripción. La opción elegida no condiciona la inscripción ni determina su categoría por edad. Se conservan también el número de competición asignado al confirmar la inscripción y el número de WhatsApp desde el cual se tramita, con su relación con el pago. |
| Confirmación e información del evento | Correo, número de contacto, código de inscripción, número de competición y datos pertinentes del evento, para enviar códigos de verificación, confirmación de inscripción y comunicaciones operativas. Estas comunicaciones incluyen el resultado de la revisión del comprobante y los avisos para continuar una inscripción solicitada. Cuando corresponde, se utilizan mensajes previamente aprobados por WhatsApp para invitar a la persona a retomar el proceso; no se utilizan como autorización para publicidad ajena a la inscripción. |
| Atención humana | Motivo, resumen, encargado y resultado del caso; confirmación de solución y valoración voluntaria de 1 a 10. Se utilizan para dar seguimiento y evaluar la atención. La ausencia de respuesta no equivale a aceptación. |
3. Información necesaria, autorización y menores de edad
La inscripción requiere los datos que permitan identificar al participante, ubicarlo en una categoría, contactar al responsable y verificar el pago. El documento de identidad se solicita solo cuando proceda; el segundo apellido puede indicarse como no aplicable. La respuesta sobre el sexo del deportista es voluntaria: puede seleccionarse Prefiero no indicar y continuar. Si faltan datos necesarios, la inscripción no podrá completarse por este medio y podrá solicitarse atención del encargado.
Las inscripciones de menores deben gestionarse por su representante legal o por una persona autorizada por este. La ADISB-H informa sobre el tratamiento y registra la autorización correspondiente antes de solicitar el comprobante y los datos de inscripción. La participación en el evento y la autorización para utilizar imágenes del menor, si se requieren, se gestionan por separado.
La ADISB-H documenta y conserva evidencia de la autorización otorgada por el representante legal para el tratamiento de datos personales cuando corresponda. Esta autorización puede ser otorgada a través de:
- Formularios electrónicos administrados por la ADISB-H.
- Formularios de Google (Google Forms).
- Conversaciones o mensajes enviados mediante WhatsApp.
- Otros medios electrónicos o digitales que permitan verificar la identidad del representante legal y registrar de manera verificable su consentimiento.
Los registros de autorización son almacenados de forma segura y únicamente podrán ser accedidos por personal autorizado de la ADISB-H para fines administrativos, legales, de auditoría o de cumplimiento normativo.
La valoración y el seguimiento de atención son voluntarios. Los datos de inscripción no se utilizarán para campañas ajenas a la gestión solicitada sin una autorización independiente. No se deben enviar claves bancarias, contraseñas ni datos de terceros que no sean necesarios. El comprobante puede ocultar saldos u operaciones ajenas, conservando los datos necesarios para verificar la transferencia.
4. Asistencia automatizada
Lía utiliza inteligencia artificial para responder consultas con apoyo de documentos oficiales del CTG. Las consultas y el contexto necesario de la conversación pueden procesarse mediante Google Gemini. Las respuestas pueden contener errores y se puede solicitar atención humana. La revisión del ingreso bancario corresponde al encargado; la categoría se calcula según la fecha de nacimiento y las reglas del documento del evento.
5. Proveedores tecnológicos y acceso a los datos
La Asociación de Desarrollo Integral de Santa Bárbara de Heredia (ADISB-H) utiliza plataformas tecnológicas de terceros para la prestación, administración y mejora de sus servicios digitales. Estas plataformas incluyen servicios proporcionados por Meta (WhatsApp), Google y Supabase.
Los datos personales recopilados a través de los servicios de la ADISB-H son utilizados exclusivamente para los fines informados al titular de los datos, tales como atención de consultas, comunicación institucional, gestión de trámites, soporte a usuarios y mejora de los servicios ofrecidos.
El acceso a los datos está restringido únicamente al personal autorizado de la ADISB-H y a aquellas personas que requieran dicho acceso para el cumplimiento de sus funciones, bajo obligaciones de confidencialidad y medidas de seguridad apropiadas.
La ADISB-H no vende, alquila ni comparte datos personales con terceros para fines comerciales o publicitarios. Los datos únicamente podrán ser tratados por los proveedores tecnológicos que prestan servicios a la ADISB-H en calidad de encargados del tratamiento, y únicamente en la medida necesaria para la operación de los servicios contratados.
Los datos personales pueden ser almacenados o procesados mediante las siguientes plataformas tecnológicas:
- Meta Platforms, Inc.: para la gestión de comunicaciones realizadas a través de WhatsApp.
- Google LLC: para servicios de infraestructura tecnológica, almacenamiento, correo electrónico, análisis o herramientas de productividad utilizadas por la ADISB-H.
- Supabase Inc.: para el almacenamiento, gestión y procesamiento seguro de bases de datos y aplicaciones asociadas a los servicios digitales de la ADISB-H.
Debido a la naturaleza de los servicios en la nube, los datos pueden ser procesados o almacenados en centros de datos ubicados fuera de Costa Rica, incluyendo otras jurisdicciones donde operan dichos proveedores tecnológicos. La ADISB-H procura contratar proveedores que implementen medidas de seguridad técnicas y organizativas apropiadas para la protección de los datos personales.
6. Conservación, eliminación y protección
Los datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para las finalidades informadas y las obligaciones aplicables.
La ADI implementa procedimientos técnicos y administrativos para garantizar la eliminación segura de los datos personales cuando dejan de ser necesarios o cuando su titular ejerce los derechos correspondientes. La eliminación comprende tanto los sistemas activos como los procesos de respaldo y recuperación, sujetos a los períodos de retención técnicamente necesarios para garantizar la seguridad y continuidad de los servicios. Finalizados dichos períodos, los datos son eliminados de forma permanente o anonimizados de manera irreversible.
El acceso a los formularios de revisión está restringido y los comprobantes se almacenan en un espacio privado. Las medidas y los permisos se mantienen y revisan. No se promete seguridad absoluta ni eliminación inmediata de copias de respaldo.
7. Consultar, corregir o solicitar eliminación de datos
Para realizar una solicitud, escriba a adisantabarbara@gmail.com con el asunto «Privacidad Lía CTG», indique la solicitud y un dato mínimo que permita localizar el registro, como el número de WhatsApp o el código de inscripción. La ADISB-H verificará la identidad o representación antes de entregar o modificar información; no se debe adjuntar de entrada una copia completa del documento de identidad.
Se puede solicitar acceso, corrección o eliminación de los datos y revocar el consentimiento. La ADISB-H responderá conforme a los plazos y condiciones legales aplicables e informará si una obligación justifica conservar algún registro.
8. Cambios de esta política
La versión vigente se publicará en una dirección estable del sitio de la ADISB-H, con su fecha de actualización. Los cambios que impliquen nuevas finalidades o autorizaciones se comunicarán y gestionarán antes de aplicarlos.